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Les dettes commerciales sont un compte du grand livre qui représente l'obligation de l'entreprise de payer des biens ou des services achetés à crédit. Les comptes fournisseurs sont donc une dette envers un vendeur ou un fournisseur pour des biens ou des services achetés à crédit. Lorsque vous achetez des biens ou des services à crédit à votre vendeur ou fournisseur, celui-ci vous envoie une facture. Cette facture indique le montant que vous devez pour les biens ou les services et s'ajoute à votre solde de paiement. Les comptes fournisseurs sont enregistrés comme un passif à court terme dans le bilan de votre entreprise.
Que comprennent les dettes ?
Les dettes commerciales sont incluses dans les passifs courants du bilan. Les opérations de paiement sont des paiements de dettes à court terme à vos vendeurs ou fournisseurs. Les PA sont des dettes que toute entreprise doit payer pour éviter le défaut de paiement. Beaucoup de gens supposent que les comptes créditeurs sont des dépenses. La PA n'est pas une dépense. AP est un compte de dette. Le service des comptes débiteurs (AP) est chargé d'effectuer les paiements pour les dépenses professionnelles, les voyages, etc.
Quelle est la différence entre les comptes débiteurs et les comptes créditeurs ?
Les comptes fournisseurs sont le montant que vous devez à vos vendeurs ou fournisseurs pour les biens ou services achetés à crédit. Les comptes clients sont vos actifs car ils représentent l'argent que vos clients vous doivent pour les biens et services achetés à crédit.
Comprenons la différence entre les dettes et les créances à l'aide d'un exemple.
Supposons que votre société, la société ABC, ait acheté des marchandises à crédit auprès d'une autre société, la société CDE. La société ABC vous envoie une facture de 500 $ pour les marchandises achetées à crédit.
Lorsque vous recevez la facture, vous l'enregistrez dans vos livres comme un passif car vous devez à la société CDE les marchandises achetées à crédit.
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Comment enregistrer les comptes fournisseurs ?
Cette section explique comment les écritures AP sont enregistrées dans les comptes. Chaque fois qu'une entreprise a acheté des biens ou des services à des fournisseurs à crédit, elle doit passer une écriture de journal AP dans ses comptes.
Exemple - Le 1er janvier 2020, votre entreprise ABC a acheté à crédit une voiture d'une valeur de 50 000 $ auprès de l'entreprise CDE. Chaque entreprise possède un plan comptable différent à des fins comptables. La société ABC tient un compte d'actif appelé Véhicule pour enregistrer l'achat de tous les actifs du véhicule. Dans ce cas, le compte d'actif appelé Véhicules est débité de 50 000 $ et votre compte de passif AP est crédité de 50 000 $.
Dans chaque entreprise, le processus d'endettement dépend de la taille et de la hiérarchie de l'organisation. Dans les petites entreprises, l'ensemble du processus est géré par le responsable de la comptabilité fournisseurs. Dans les grandes organisations, cependant, des responsables AP différents se chargent de chaque étape.
Le service des approvisionnements doit établir des règles de base et des processus à suivre avant d'effectuer un paiement à un fournisseur. Ces directives et contrôles sur le processus de paiement sont essentiels pour éviter les erreurs dues au travail manuel.
Nous avons énuméré ici les principales étapes de la procédure d'endettement :
Étape 1 Réception d'une facture ou d'une facture d'achat
Une fois que le vendeur a accepté la commande, il vous envoie la facture et les marchandises à votre magasin ou entrepôt. La facture d'achat peut être distribuée à vos fournisseurs de plusieurs manières, par exemple par courrier électronique, en envoyant une copie papier par la poste ou par télécopie. Les factures contiennent des informations sur les biens, les services et le stock que vous avez achetés, le montant que vous devez payer, les taxes éventuelles, les remises, les détails de facturation et de livraison.
Étape 2 - La facture d'achat ou la facture est affectée au traitement interne.
Lorsqu'une facture d'achat est reçue, elle est affectée au traitement interne. Elle doit être vérifiée par les PA sur la base du bon de commande envoyé au fournisseur.
Étape 3 - Vérifiez les détails de la facture
Il s'agit d'une étape cruciale où le PA doit s'assurer que la facture d'achat ou la facture d'achat contient toutes les informations pertinentes, telles que le nom du fournisseur, les détails du produit, les détails du paiement, etc.
Étape 4 - Mise à jour de l'information financière
Une fois que la facture a été reçue et vérifiée, les comptes du grand livre général doivent être mis à jour et la facture doit être enregistrée dans les comptes.
Étape 5 - Facture d'achat ou paiement de la facture
L'étape importante qui suit l'enregistrement de la dépense est le paiement de la facture d'achat. Toutes les factures doivent être suivies et payées à temps pour éviter les retards de paiement. Les coordonnées bancaires du vendeur sont inscrites sur le reçu de paiement. Certaines entreprises exigent une approbation avant de délivrer un bon au vendeur.
Pourquoi y a-t-il un contrôle interne dans le processus de paiement ?
Toute organisation doit disposer de processus et de contrôles internes sur le processus de comptabilité fournisseurs afin de garantir la sécurité des liquidités et des actifs de l'entreprise. Ces contrôles internes peuvent vous aider à éviter les paiements de factures frauduleux ou incorrects. Cela évite également les situations où vous pourriez payer deux fois un fournisseur pour la même facture.
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Pourquoi les comptes fournisseurs sont-ils si importants ?
En surveillant et en payant vos comptes créditeurs à temps, vous pouvez entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs. Payer à temps peut également vous faire économiser de l'argent, car de nombreux fournisseurs offrent des remises aux acheteurs qui paient leurs arriérés à temps ou à l'avance. Nous avons expliqué l'importance du PA à l'aide d'un exemple.
Exemple : le fournisseur ABC a demandé à CDE de payer une facture dans les 30 jours et a offert une remise de 2% si CDE payait dans les 15 jours.
Centralisation du processus AP
En centralisant le traitement des factures d'achat pour tous les services à l'aide de processus prédéfinis, vous pouvez éliminer la duplication des données et gagner du temps dans le traitement des factures d'achat. Il permet également de réduire les erreurs de saisie de données et de contrôler les commandes des employés.
Rappels automatiques de paiement
Les rappels automatiques de paiement vous aident à éviter les retards ou les défauts de paiement. Vous pouvez également profiter des remises et négocier des conditions de crédit avec vos fournisseurs pour vos futurs achats.
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Gestion du profil des fournisseurs
La création et la gestion de profils complets de fournisseurs dans le logiciel AP vous permettent d'accéder aux informations de ces profils à tout moment et en tout lieu grâce aux applications web et mobiles. Vous pouvez suivre l'état de la livraison, les détails du paiement, les conditions du contrat et les factures d'achat dans le système.